Hart voor Hilversum Privacy Statement

Hart voor Hilversum verwerkt persoonsgegevens. In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Hart voor Hilversum.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt HvH persoonsgegevens?
HvH verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
• Jeugdleden en vrijwilligers van de bij HvH aangesloten organisatieonderdelen (groepen, regio’s etc.)
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij HvH of ooit een lidmaatschap hebben gehad
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Het bestuur van HvH verwerkt persoonsgegevens in Zohodocs, de administratieve applicatie van HvH en de daaraan gerelateerde applicaties zoals het klant-/vraagvolgsysteem.

Waarvoor verwerkt HvH persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van HvH of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en indien noodzakelijk, een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger. Ook kunnen wij je gegevens doorspelen aan de griffie indien een politieke functie wordt aanvaardt.
Wij gebruiken je naam en adresgegevens om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van HvH.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt HvH ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt.
HvH controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd.

Hoe gaat HvH met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Degene die toegang hebben tot onze applicatie (zohodocs) kunnen je gegevens inzien.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen HvH
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je een functie krijgt binnen een onderdeel van de fractie of bestuur, dan kan de ledenadministratie je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft door te geven.
HvH kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden, na uitschrijving, niet bewaard in onze administratie.